Hur att vara mer produktiv

Känsla överbelastad? Om du är, då, utan att vilja lägga till dina bekymmer, kom ihåg att det är en ond cirkel. Enligt Storbritanniens hälsosamma arbetsplatsstudie orsakar hög stress och brist på fysisk aktivitet industrier att förlora upp till 27 dagar produktiv tid per anställd varje år. Mönstret är bekant för varje rödblodig idrottsman: en uppsamling av möten innebär att det inte finns någon tid för gymmet, och en planerad kvällsmåltid blir en sista minuts nådestopp från Deliveroo. Problemet? High-carb levande och brist på träning gör Jack till en ofruktbar pojke - och efter en annan dag med långsam email-fiddling och soul-crushing procrastination, är problemet sämre, inte bättre. Dags att fixa det

Ange Graham Allcott, tidigare VD och självutnämnd "produktivitetsninja". "Jag är inte en av de naturligt organiserade människorna", säger Allcott. "Min naturliga arbetsstil är tvärtom: fläckig, idébaserad, bekvämare på strategisk nivå än" gör "-nivån, allergisk mot detaljer och orealistiska vad som kan uppnås under en viss tidsperiod. Alla dessa egenskaper är på egen väg bland mina styrkor och har gjort mig framgångsrik i saker jag har gjort. "

Medan Allcott säger att han spelar för dessa styrkor, erkänner han också dem "som de förödande svagheterna de är. Att byta mina egna dåliga vanor och utveckla starka positiva nya gav mig möjlighet att hjälpa andra att göra detsamma. "Genom att byta tidshantering för uppmärksamhetshantering, vara hänsynslös med e-post och sluta informationsöverbelastning, lovar Allcott, du får allt ditt arbete gjort och ha tid för batchmatning, bänkpressning och enstaka Netflix binge - och du kommer att må bättre på morgonen. Din dygdiga cirkel börjar här.

Eliminera stress

Stress är oundvikligt - det är din kropps förnuftiga kemiska svar på svåra och farliga situationer. Ditt problem: de mekanismer som utvecklats för att skydda dig från sabertandade tigrar har inte haft tid att komma ikapp med snabbmeddelanden och alltid-på-iPhones, och den ständiga tillströmningen av små stressorer är en produktivitetsdödare. "Vad vi än arbetar med kan våra adrenalinnivåer leda oss till att göra det omöjliga möjligt", säger Allcott. "Men när vi korsar linjen från hälsosam adrenalin till ohälsosam, stressad och olycklig, flyttar vi från motivation och momentum till att vara kvävd." Erkänn när det händer och du kommer att kunna åtgärda det.

Identifiera dina triggers

Olika människor klara sig bra (och dåligt) med olika situationer. "Tre viktiga stressområden som är typiska för de flesta människor är panik över att de är överbelastade med arbete, brist på tydlighet om vad man ska göra och gör svåra beslut, säger Allcott. Ta fem minuter att betygsätta från 1-5 hur oroväckande var och en av dem är, och du vet var du ska fokusera dina ansträngningar.

Få lite perspektiv

Det är lätt att tro att alla andra flyttar snabbare än dig och uppnår mer, speciellt om du uppmärksammar sina sociala medier. Tänk på ansiktet som du presenterar för världen kontra eventuella negativa känslor du kanske har, och kom ihåg att andra människor gör detsamma.

Hantera dessa triggers

Använd nu din lista: Vad är det första steget mot att ta itu med de stressorer du just har noterat? Om vaghet om mål är ett problem, till exempel arbete med att förtydliga det - om det betyder att du sitter ensam eller planerar ett möte för att sortera ut det med en kollega. Om det är överbelastat, gör en lista över dina olika uppgifter och bestäm vad som är det mest produktiva steget du kan ta på var och en av dem just nu.

Fira konflikt (när du måste)

Ingen gillar konflikter utom sociopat, men ibland är det nödvändigt. Att låta konflikter fester är en viktig stressor. Om du kan adressera en just nu gör du det. Lugnt och respektfullt, naturligtvis.

Håll det lekfullt

Syfta för ett tillstånd av lekfull, produktiv momentum där du är positiv, avslappnad och i kontroll. Kom ihåg att det enda som skiljer sig här från att känna sig stressad, fast och dom är vad som händer i ditt sinne.

REKOMMENDERAD: Hur man hanterar stress på jobbet

Få organiserad

Om ditt skrivbord är en höjd av papper och ditt skrivbord ser ut som en snöstorm, är det dags att ta tillbaka. "Som många använder jag pappersreferenssystem allt mindre idag och skulle älska att nå en punkt där jag var papperslös - men det finns tillfällen då endast pappersarkivering kommer att göra, säger Allcott. "Tanken med att uppnå ett papperslöst kontor för mig verkar som det fela målet att sikta på. Börja bara med "mycket mindre papper". "Så här är det gjort.

Var hänsynslös

Kasta bort eller återvinna papper som innehåller material som är lätt tillgängligt på webben, inklusive arkiverade tidningar eller tidskrifter. Betona minnessaker och saker som du sannolikt kommer att behöva fysiska kopior av - certifikat, säg och adressbevis.

Ha en "bra idépark"

Det här är din dumpningsplats för saker att bläddra i, prova när du sitter fast för framtidsidéer. Det kan vara en app-curated lista, eller bara ett molnbaserat dokument.Inkludera en underlista för musik / film / YouTube-rekommendationer för när du behöver underhållning eller har ett extra tio minuter.

Skriv checklistor

För någon vanlig aktivitet sparar de på hjärnutrymme. Håll dem till din veckobutik, uppdrag du måste göra varje vecka eller månad och för sociala saker som annars kommer att skjutas till könets baksida. Ja, ring din mamma.

Håll en kalender

Det låter löjligt enkelt, men gör du det faktiskt? Att hålla ett online schema med måste-hålla möten frigör värdefullt minneutrymme som du annars skulle använda för att hålla reda på dem. Om du är inriktad på en pappersversion, ta vanliga foton på den med din telefon.

Öva beslutsfattande

Att vara hänsynslös är svårt i början, men när du gör inroads i information överbelastning, hantera e-post och använda checklistor, det blir lätt. Stick ut det - belöningarna kommer att vara värda det.

Var mer produktiv

Din gamla att göra-lista är dömd. "Det räcker inte med att ge oss smidigheten att hantera de olika nivåerna av komplexitet vi stöter på i vårt kunskapsarbete - från omedelbara handlingar till de saker vi kan göra genom de bredare projektnivåuppgifterna", säger Allcott. "En orsak till att standardlistorna inte fungerar är att de ofta försöker göra vad du ska skilja i två eller tre olika listor." Här är din nya, flera lagerversion.

Projektlistan

Ett projekt är något arbete som behöver mer än ett par steg för att avsluta. Att få en ny telefon, säg, är inte bara en sak: det betyder forskning, prisjämförelser, shopping och telefonsamtal. Din projektlista ska vara för saker du inte behöver göra dagligen, men att du behöver en påminnelse för att kontrollera att du gör framsteg på - kanske en gång i veckan. För vilket projekt som helst, bestäm vilket resultat du syftar till och hur du mäter framgång innan du skriver ner den.

Huvudhandlingslistan

Det här är din största, mest dynamiska lista, och den borde innehålla alla åtgärder du kan göra just nu för varje projekt du arbetar med. Var specifik snarare än generell: "Repetera utkast till presentation och bestämma slutändringar" är bättre än "färdig presentation", till exempel. Med den här listan är du alltid klar över vad du ska göra nästa. Fokusera på nästa åtgärd, inte en som kräver inmatning från andra människor innan du kan avsluta det.

Den dagliga to-do listan

Detta är ett fokuserat urval från din huvudhandling. "Tänk på Master Actions listan som en garderob full av alla dina kläder och din dagliga till-lista som de saker du ska bära idag", säger Allcott. Skriv ner det på en Post-it-anteckning, eller markera några saker som "hög prioritet" i din kalender. Du är inte övermänsklig, så välj de två eller tre viktigaste sakerna, och kör fart på att få dem gjort.

Avsluta information överbelastning

Det är ett större problem än det var för två år sedan, än mindre tio, och ännu stressigare än att veta att du har missat något viktigt som du behövde agera på, är möjligheten att inte veta. "Det faktum att du inte ens vet vilka andra möjligheter eller hot som ligger begravd i den stacken av e-postmeddelanden - eller alla andra bitar av social mediainformation du är uttråkad med - ligger till grund för den mest e-postbaserade stressen" säger Allcott. "Människor blir en slav till sitt e-postkonto när det paller upp ännu mer och det blir snabbt en konstant dränering på uppmärksamhet - aldrig faktiskt fixar det bergiga problemet framför dig, bara regelbundet påminna dig om att berget fortfarande finns där för att klättra. " Låter bekant? Här är vad du ska göra.

Rethink-anslutning

Att kontrollera e-post och sociala medier är tröst eftersom det känns som att göra framsteg. Det är det inte. Första steget: stäng av varje ljud och grafik som näver dig för att kontrollera nya e-postmeddelanden. Ändra din inställning från "checkar" till "bearbetning". Varje gång du öppnar din inkorg, ska ditt mål vara att behandla vad som finns, inte bara se om någonting är nytt.

Använd Ds

Din nya mantra: Ta bort, gör det nu (om det tar mindre än två minuter att hantera), gör det senare, delegera eller besluta att det inte behöver en åtgärd, men kan arkiveras - antingen för framtida referens eller för att kontrollera att någon annan har följt upp den.

Ställ in ett mail "döds rad"

Flytta varje mail mer än sex månader till sin egen mapp. Lägg till en tid i din kalender i sex veckor i framtiden och om du inte behöver de e-postmeddelandena sen tar du bort dem. På samma sätt, skapa ett filter för att ta bort e-postmeddelanden från personer som har lämnat ditt företag.

Obsessera inte över delmappar

Du behöver bara tre: Åtgärd, läs och vänta (lägg till en @ om det behövs för att hålla dem högst upp i mappstrukturen för din e-post). Åtgärd är för saker som behöver en åtgärd som tar mer än två minuter. Läs är för längre e-postmeddelanden som du behöver komma till sist. Väntar på e-post där du väntar på någon annan att göra någonting - och där du vill ha en lyckad slutsats. Om du inte bryr dig, bry dig inte om att spåra dem.

Gå mörkt

Nu när du är mer organiserad, istället för att kontrollera din e-post när du känner som det, gör det vid bestämda tider. Ett möjligt tillvägagångssätt är 50-50 - en snabbsökning av inkorgen på morgonen, då ingen epost till eftermiddagen, när du kan gå all-out.Alternativt kan du ställa in tre vanliga tider: tidig morgon, lunch och dagens slut, eller, om du är i ett särskilt reaktivt företag, fördela tio minuter en gång i timmen på timmen.

Fokusera din uppmärksamhet

Glöm tidshantering. I informationsåldern, där din uppmärksamhet går är viktigare. "I" kunskapsbaserade "jobb - som verkligen är de enda jobb som motstår automatisering - du är samtidigt chefen och arbetaren, säger Allcott. "Du är ansvarig för att du inte bara gör jobbet, utan bestämmer vad jobbet är och bestämmer om du ska reagera på nya insatser genom att ändra dina prioriteringar." Resultatet: konflikt, obeslutsamhet och förskott, eftersom det är svårt att veta när "chefen "Eller" tänkande "-läget slutar och" arbetstagare "eller" läget "börjar.

Förstå uppmärksamhet

Det är en mer begränsad resurs än tiden. Det är lätt att känna igen att din uppmärksamhet misslyckas om du är på Twitter i sex timmar om dagen, men om du spenderar 80% av din uppmärksamhet på möten, bli inte förvånad om du inte har någon uppmärksamhet kvar för andra saker. Tänk på uppmärksamhet, inte tid, som din nya valuta och dela den in i proaktiva, aktiva och inaktiva faser. Syfte att göra ditt bästa arbete under dina prostaktiska utbrott och spara det grunt arbetet för inaktiv tid.

Utarbeta din tidtabell

På papper kartlägger du en genomsnittlig dag: start- och sluttider, raster och allt arbete du gör före eller efter dina schemalagda timmar. Träffa när du är mest uppmärksam eller trög - är du en långsam starter eller trög efter lunch? Notera några överraskningar och träna den bästa tiden för dig att göra komplexa eller svåra uppgifter. Slösa inte bort dina mest produktiva tider och jaga fakturor och byta bläckpatroner.

Tänk "chefsläge" och "arbetsläge"

Fortsätt tänka och göra separata och du kommer att förbättra båda. Planera viktiga beslut, projektplanering och kreativt tänkande för dina mest proaktiva tider - strax efter ditt första morgonkaffe, säg. Dagliga beslut kan vänta på mindre produktiva tider och spara saker som att rensa in inkorgen eller skrivbordet för eftermiddagslösen.

Skydda din uppmärksamhet

Det finns två huvudtyper av avlopp på din uppmärksamhet: internt och externt. Den förstnämnda är lättare att hantera: svara på e-post i satser snarare än när det kommer och fördela tider där du får göra internetforskning. Externa uppmärksamhetsavlopp är tuffare, men - om du kan komma undan med det - undvik onödiga möten, och slå på telefonen endast vid bestämda tider, i stället för att kunna nås hela tiden. Om du kan, arbeta från kaféerna ibland - det finns inget att göra där, men drick kaffe och gör ditt bästa arbete.

Skapa 'attention pocket'

Det innebär att hitta tider under din dag där du inte gör någonting. Håll fysiska och digitala läsfiler - en A4-plånbok och Instapaper-appen kommer att göra det - så att du kan komma ikapp under pendlar eller stillestånd. När det är andra naturen, prova en "tänkande lista", en rad stora beslut som du fortsätter synkronisera med din telefon som du kan hänvisa till när du väntar i kundtjänsten för självbetjäning.

Stoppa multitasking

Multitasking är 90-talets ledning - talar nonsens. Genom att tvinga din hjärna att byta från en sak till en annan, använder du verkligen en hel del mentala ansträngningar på inställningstiden och drar bort dig från att göra (och slutföra) saker. Monotasking, med fokus på en sak i taget, är lösningen.

Kom bort från kontoret

"Din arbetsmiljö kan vara full av avbrott och buller - pressat, utmanande, öppet och frenetiskt", säger Allcott. "Ditt bästa proaktiva uppmärksamhetsarbete kan behöva ske utanför denna plats." Discipline din chef att acceptera den genom att förklara att du behöver jobba hemifrån eller ett café för en dag - var noga med att du gör något av ditt mest produktiva arbete den dagen.

Samla bra idéer

Att ha metoder för att fånga bra idéer utan att bli distraherad av dem är nyckeln. Att hålla din Twitters "Gilla" -knapp för saker du vill referera är ett alternativ. Att använda telefonens screengrab eller ett öppet Google Drive-dokument är andra.

Schemaläggning

Produktivitets tränare svär vid Pomodoro-timern, uppkallad efter de tomatformade timersna som är populära i high-end-kök. Hitta en gratis på tomato-timer.com och använd den för att schemalägga vanliga 25-minuters bitar av oavbrutet arbete, med fem minuters bitar av Twitter / Instagram / Angry Birds däremellan.

Har färre möten

Människor är sociala djur, så att ha möten verkar som en produktiv användning av tiden. Några människor tycker också om kex och ineffektivitet. Här är din alternativa hanteringsstrategi.

Hijack skrivbord

Gör dina möten en-till-en och skicka ett mail som ber om tillåtelse att popa på någons skrivbord. Om de inte svarar (eller de undviker dig), kom precis upp på deras skrivbord - om inget annat kommer de vara angelägna om att bli av med dig, vilket reducerar vadderingen som utgör rumbaserade möten.

Prova MBWA

Management-By-Walking-Around är en konsensusbyggare för personer som är korta: gå mellan byggnadens avdelningar två eller tre gånger i veckan, bär en anteckningsbok om det behövs för att fånga några handlingar eller idéer som du behöver följa upp.

Tänk på himmelnivå

Problemet med de flesta möten är att de är inriktade på detaljer, inte den stora bilden. När de är oundvikliga, använd dem för att fokusera på frågor som "Vad är viktigt här: kvalitet eller kostnad?" "Eller" Vad är det allmänna tillvägagångssättet? "När de stora sakerna har bestämts kommer de rätta åtgärderna att följa naturligt.

Hur att vara en produktivitetsninja: Oroa mindre, uppnå mer och älska vad du gör av Graham Allcott finns nu (Ikonböcker, 8,99 kr), köp på Amazon

Ge Oss Din Åsikt