Vi gillar alla som en moan efter en lång och tröttsam dag på jobbet - men djupt ner vet vi att om det bara var lite bättre organiserat skulle det inte vara så dåligt. Vi skulle vara mer förberedda för de uppgifter som kastades på oss, mer kunna hantera oväntade komplikationer och mindre sannolikt att panik när det finns en deadline som hotar.
Svenska affärsguru David Stiernholm vet det också, och det är därför han är en struktör - någon som hjälper människor att ta hand om vardagliga störningar, så att de kan utveckla positiva vanor och bättre fokus.
Skönheten att vara strukturerad är att även de enklaste och minsta förändringarna ofta har stora effekter på produktiviteten - förutom de positiva känslomässiga och mentala effekterna, säger Stiernholm.
Han använder dessa principer i affärer, men de kan ansöka om allt från att skapa ett träningsprogram för att planera en händelse eller skriva en bok. Följ hans åtta punktsplan för att ersätta kaos med struktur.
1. Få din plan på plats
Förbättra dina vanor bör betraktas som ett projekt som alla andra. Så din första uppgift är att bestämma åtta halvtimmars tidsluckor när du kommer att arbeta med ditt strukturprojekt - som möten, bara med dig själv. Den första platsen är den där du planerar nästa sju, så grattis, du är redan på rätt spår!
I det här första mötet hittar du ett sätt att belöna dig själv när du går igenom programmet. Om det finns någon gadget eller sak du vill ha, gör en kupong, dela den i åtta tokens och ge dig själv ett token varje gång du slutför ett avsnitt. Eller har en synlig skärm där du markerar punkterna. En av mina klienter fick en låda med extra stora matcher och skrev ett delmål på var och en av dem. För varje mål som hon uppnådde tändde hon matchen och åtnjöt känslan av prestation medan matchen brann ut.
2. Välj ditt verktyg
Var registrerar du de uppgifter du behöver göra? Kanske är några av dem e-postmeddelanden som är märkta olästa eller flaggade, med mer på Post-Its eller i en anteckningsbok, medan det fortfarande finns fler i en lista-app. Detta är ett vanligt misstag. Ju fler platser du har för dina anteckningar desto svårare blir det att identifiera vad du behöver fokusera på just nu.
Ta en bit papper och skriv ner alla saker du måste göra som de kommer till ditt sinne. Börja med vad du måste göra idag, denna vecka och så vidare, och fortsätt så långt framåt i tiden som du tycker är hjälpsam.
Bestäm varifrån du kommer att behålla alla dina arbetsuppgifter från och med nu. Det spelar ingen roll om det här är ett digitalt verktyg som Outlook, eller en anteckningsbok, eller till och med klibbiga noteringar på ett styrelse. När alla dina uppgifter är på ett ställe kommer du direkt veta vad som behöver göras och när - och att du saknar något som är avgörande eller brådskande.
3. Förtydliga dina uppgifter
Jag arbetade en gång med en modeföretagare som ursprungligen var barnmorska. En dag besökte en mor-till-vem som hade ett ovanligt utslag på magen henne. Min klient tyckte: "Vi borde verkligen titta på det" och skrev "Viktigt! Mage! "På en klistermärke, klistra in den på framsidan av patientens journaler. Efter några dagar fann hon att patientens rekord i en hög. Hon hade sett ett antal andra bellies och kunde nu inte komma ihåg vad hon hade menat. Djävulen är i detalj när man formulerar uppgiftens uppgifter.
Gå igenom din lista och formulera detaljerna i varje uppgift konkret och noggrant. Om du först måste göra en sak och sedan en annan innan du kan kolla en uppgift på listan, dela den in i två separata uppgifter. Se till att varje uppgift innehåller ett verb och var försiktig med verb som "fix", "make sure" och andra tvetydiga beskrivningar av vad du tänker göra - du kan sluta dölja ett helt projekt bakom vag frasering.
4. Skapa dina kategorier
Värdet av att ha en enda att göra-lista är tydlig. Nackdelen är att titta på en lång lista över dina uppgifter kan verka överväldigande. Det är här en bra struktur kommer in: genom att kategorisera, kommer du att undvika att bli distraherad genom att se uppgifter som du inte är intresserad av att hantera just nu, och det blir lättare att koncentrera sig på uppgiften som ligger framåt.
Var behöver du fysiskt vara för att kunna utföra uppgiften? Hur lång tid tar uppgiften att slutföra? När måste uppgiften fyllas i med? Om exempelvis 20% av dina uppgifter kan utföras under din pendling, kommer du bara att titta på en femtedel av hela listan när du kontrollerar den på tåget.
Med digitala verktygslistor kan du kategorisera uppgifter genom att markera en ruta eller använda etiketter eller taggar. Om din to-do-lista är i ett fysiskt format kan du använda skrivna symboler, dela din bärbara dator i sektioner med flikar eller delare eller helt enkelt använda högljuspennor. Börja med att välja bara ett sätt att kategorisera dina aktiviteter, och lägg till flera kategorier gradvis - annars uppfattar du den här metoden så svårt och komplicerat och går tillbaka till att komma ihåg saker istället för att skriva ner dem (för det är bara snabbare på det sättet”).
5. Ta dig tid att hämta
Oväntade saker händer hela tiden - och när de gör, blir scheman och planer störda. Vi har för avsikt att göra en förändring och skapa en ambitiös plan för att göra det, men något oförutsedigt kastar oss off-course. Uppgifter som tidigare ansågs vara prioriteringar kan plötsligt inte längre vara lika viktiga som en nyare, mer brådskande uppgift.
Faren är att du känner sig avskräckt istället för motiverad och slutsatsen att din arbetssituation helt enkelt är omöjlig att förändras.Så du borde göra ditt bästa för att förvänta dig det oväntade. Istället för en ny strukturering uppgift, behandla den här platsen som en "reserv" och använd den som en möjlighet att komma tillbaka på rätt spår om du har blivit bakom med någon av de tidigare uppgifterna.
6. Jakt ut Millstones
Om du kontrollerar uppgifter från din lista kan du regelbundet uppleva att du har tagit ett annat steg och gjort någonting. Men de flesta har några uppgifter som finns kvar på listan i dagar, veckor eller månader. De sitter bara där, jäsning och brygger frustration, och jag hänvisar till dem som "kvarnstenar". Varje gång du ser dem ofullbordade känner du dig nedslagen och listan förlorar något värde. Ju längre du sätter bort dessa desto svårare är det att komma igång.
Hitta dina kvarnstenar och formulera nästa möjliga steg som en uppgift. Gör den liten, så liten att du känner dig nästan generad för att skriva den på din att göra-lista, så är det lätt att göra och du kommer att vara på väg, känna dig motiverad - vilket är mycket bättre än fast och passiv. Du kan till och med få en sådan ökning som du känner för att ta itu med en eller flera varje dag.
7. Tid att bli strömlinjeformad
Det finns många platser där du kan lagra dokument. Om de är fysiska kan de vara i tidningsfiler, hängande filmappar, en inkorg på ditt skrivbord eller bara högar; Om de är digitala kan de vara på skrivbordet, på en delad filserver, på en USB-minnepinne eller i ett moln … eller flera versioner av något av dessa.
Du kanske känner din väg runt dem, men om du är någonsin borta eller sjuk, kommer ingen annan att göra det. Den andra faran är distrahering - ju fler filer eller högar du har desto mer sannolikt är du att få se en stund medan du jobbar på en annan och tänker på något annat du behöver göra.
Välj en (eller helst mer) av dessa lagringsplatser. Välj sedan tre av vad du lagrar på den platsen. Lägg sedan in den någon annanstans eller, ännu bättre, släng den bort. Du är omedelbart mer strömlinjeformad.
En studie rapporterad i affärsrecension från Harvard visade att på en åtta timmars arbetsdag är cirka 70 minuter förlorade för distraheringar. Om du kan minska denna tidsförlust med bara en tiondel, får du tillbaka motsvarande 3½ arbetsdagar per år.
8. Se tillbaka för att se framåt
Genom att göra detta har du insett mycket om hur du jobbar och det kommer att ge dig ett mycket viktigt strukturverktyg: framsynthet. Om du kan skapa en pågående rutin som fungerar för dig, kommer du att kunna förutse kommande händelser.
Bestäm hur ofta du behöver pausa och granska din lista och kategorier, när du gör det så fungerar det bäst för dig (fredagar så att du kan "stänga" veckan och slappna av under helgen, eller på måndagar för att starta veckan proaktivt?), och schemalägg dessa slots i. Skapa en checklista över vad du ska gå igenom under dem. Du finner att det här ger dig större latitud - vilket innebär att du inte kommer att fångas ut vid överkomliga tidsgränser och du kommer vara mindre benägna att avsluta saker i sista minuten.
Super Structured: Hur man övervinnar kaos och vinnar tillbaka tid av David Stiernholm är ute nu, RRP £ 12.99 (LID Publishing). Köp på amazon.co.uk
Killer Strategies för att mastera din att göra-lista
Arbetsvärlden förändras, enligt Alexandra Cavoulacos och Kathryn Minshew, grundare av online karriär navet The Muse och författare till De nya arbetsreglerna. Följ deras råd för att spåra din karriärutveckling och hitta mer tid att göra saker du älskar.
Att vinna kriget mot tiden handlar inte om att pröva hundratals onlineverktyg som hävdar att de hjälper professionella att vara mer produktiva. Ja, de här verktygen kan hjälpa, men i grunden handlar det om att ompröva hur du använder tid. Och det börjar varje dag med hur du organiserar dina uppgifter.
Sysselsättningsnätverk LinkedIn sammanställde en undersökning som avslöjade hur mycket våra professionella journaler har behov av en makeover. Det visar sig att vi är fantastiska på att lista de saker vi behöver göra, men inte så bra att de faktiskt gör dem. Faktum är att nästan 90% av de professionella erkänner att de inte kan fullgöra alla uppgifter på sin att göra-lista vid slutet av en genomsnittlig arbetsdag. Så om du är trött på att ta itu med samma ojämna att göra listor varje dag - och komma kort - här är fyra viktiga strategier för att förändra allt detta.
1. Håll en enda mästare att göra lista för arbete
Låt oss vara ärliga: om du ville få en fullständig bild av alla uppgifter som du var tvungen att få gjort för jobbet just nu, riskerar du att du inte kan hitta allt på en enda lista. I stället har du förmodligen ett par post-det här, ett sparade utkast i din email där, anteckningar som är prickade i stickies på din dator, och kanske en checklista-app eller två på din telefon, eller hur? Men om målet är att faktiskt få allt gjort, är det ett måste att ha en enda plats för dina arbetsrelaterade uppgifter. Så välj din valfri metod och börja konsolidera.
Listan kan vara en handskriven i din trovärdiga planerare, ett dokument som du håller på skrivbordet, en app på din telefon eller vad som helst annat - det handlar inte om mediet, det handlar om tankeprocessen.
Bara se till att vilken metod du använder, kan du lägga till i din lista var som helst. Det innebär att om du använder en stationär app, vill du skapa ett system för att fånga till-dos som växer upp när du är borta från datorn, till exempel uppdrag som du får när du är i ett möte eller telefonsamtalet du kommer ihåg under ditt pendlingshem som du måste göra i morgon.
Vårt preferens är att maila dessa påminnelser till oss själva och ta bort e-postmeddelandet när vi har överfört dem till mallistan.Men helt enkelt skriva ner dem på noter och transkribera dem till filen fungerar också.
2. Följ 1-3-5 regeln
Ett sätt som vi har förvandlat inte bara vår egen produktivitet utan även hela vårt lag på TheMuse.com är genom att följa 1-3-5 Rule, som Alex utvecklade. Här är kärnan: På en viss dag antar du att du bara kan uppnå en stor sak, tre medelstora saker och fem små saker, och smala ner din att göra-lista till de nio sakerna.
Ljust läskigt? Jo, det är först. Men om det är så eller inte, har du bara så många timmar på dagen, och du får bara ett begränsat antal saker gjort. Tvinga dig själv att prioritera genom att skapa 1-3-5 listor betyder att de saker du åstadkommer kommer att vara de saker du väljer att göra, snarare än de som råkar bli gjort.
Självklart kan antalet uppgifter själva vara flexibla. Om du tillbringar mycket av din dag i möten, kan du behöva minska antalet uppgifter. Eller om din position är en där varje dag ger massor av oväntade doser och uppdrag, kan du försöka lämna ett medium och två små uppgifter tomma för att förbereda dig för sista minuten-förfrågningar från din chef.
Det betyder inte att du behöver begränsa din mästare att göra-lista till bara nio saker. Snarare bör du hålla två typer av listor: en stor "kökshandfat" omfattande lista över allt du behöver göra vid en viss tidpunkt (allt på ett ställe) och en annan som är kortare och ger dig dina marscheringsordningar för vad du behöver gjort idag.
Vi rekommenderar att du tar några minuter innan du lämnar arbetet på kvällen för att definiera 1-3-5 för nästa dag, så att du är redo att slå marken på morgonen.
Att planera framöver så här betyder också att du kan få mer informerade samtal med din chef när han eller hon släpper något nytt på dig som måste göras omedelbart, samt verktygen för att prioritera ditt andra arbete. När en överraskningspresentation till exempel faller i ditt varv, försök: Visst kan jag få det till dig klockan 15:00, men Q1-rapporterna är inte klara förrän imorgon då, eftersom jag hade planerat att arbeta med det idag.”
3. Avsluta en viktig uppgift före lunch
Det här kan vara tufft, men det fungerar. Ta en av dina stora eller medelstora uppgifter och ta itu med det första på morgonen, även innan du kontrollerar e-post, om du kan. Lita på oss, det finns ingen bättre känsla än att korsa en stor uppgift före lunchen.
Motivationsexpert och författare Brian Tracy kallar detta "äter din groda", en nick till det berömda Mark Twain-citatet: "Ät en levande groda första på morgonen och inget värre kommer att hända dig resten av dagen."
Kathryn identifierar ofta hennes "grodor" för nästa dag - de svåraste uppgifterna eller de som hon vet att hon kommer att njuta av minst - natten innan. Det hjälper mentalt att förbereda henne för att ta itu med dem på morgonen, och det hindrar henne från att sätta av dem till nästa dag, därefter nästa dag.
4. Blockera din kalender
Om du upptäcker att du alltid överskattar hur mycket du kan få gjort på en dag, försök att allokera tiden för var och en av dina doser i din kalender, precis som du skulle när du planerar möten. När du har definierat uppgifterna på din göra-eller 1-3-5-lista, försök schemalägga dem och blockera lämplig tid för varje.
Det viktiga är att vara realistisk om hur lång tid varje kommer att ta. Att skriva det viktiga e-postmeddelandet till en klient kan ta 15 minuter, till exempel när du förbereder Q1-strategin för ditt lag kanske det tar några timmar.
Det är lätt men farligt att falla i fällan att låta kritiska arbetsprodukter förflyttas till stunder kvar mellan möten. Som ekonom John Kenneth Galbraith sa en gång: "Möten är oumbärliga när du inte vill göra någonting".
Om inte din arbetsbeskrivning är bara att ta möten (och vi gissar det inte), är tidsblockering ett bra sätt att se till att du gör tid för riktigt arbete: de saker som rör verksamheten framåt och att kunderna betalar företaget för att producera.
När du försöker detta, se till att du spärrar tiden i din kalender för att fånga upp e-post, brainstorming eller andra viktiga men inte leveransorienterade uppgifter. Om ditt ansvar tillåter det, försök att blockera en timme på morgonen och en timme på eftermiddagen för att arbeta genom din inkorg - och disciplinera dig själv för att inte spendera tiden mellan hantering av e-postmeddelanden, när du hade planerat att arbeta på något annat.
